Marketing je obor, kde se peníze pohybují rychle a často přes hranice. Agentura nebo freelancer během jednoho měsíce vystaví faktury několika klientům, zaplatí reklamu u Googlu a Mety, objedná grafika, copywritera nebo programátora a k tomu ještě přijme zálohu na kampaň, která se rozjede až za dva měsíce. Kreativní práce je jedna věc, papíry k ní druhá. A právě v účetnictví marketingových firem se opakují chyby, které se dají snadno předejít.
Tento přehled shrnuje, na co si dát pozor, ať už vedete malou agenturu s několika zaměstnanci, nebo pracujete jako OSVČ na volné noze. Nejde o kompletní daňový manuál, spíš o mapu míst, kde se v praxi nejčastěji zakopává.
Reklama u Googlu a Mety: proč na faktuře chybí DPH
Kdo poprvé otevře fakturu za Google Ads nebo za reklamu na Facebooku a Instagramu, bývá překvapen, že na ní není česká DPH. Důvod je jednoduchý: tyto služby fakturují společnosti sídlící v jiném státě Evropské unie, typicky v Irsku. U služeb poskytnutých podnikateli z jiného členského státu se uplatňuje takzvaný reverse charge, tedy přenesení daňové povinnosti. Daň nepřiznává dodavatel, ale odběratel v České republice.
V praxi to znamená:
- Plátce DPH si z faktury daň sám vypočítá a přizná na výstupu a zároveň si ji obvykle uplatní na vstupu. Výsledný dopad na odvod bývá nulový, ale obě strany musí být v přiznání a kontrolním hlášení správně uvedeny. Navíc se služba objeví i v souhrnném přehledu.
- Neplátce DPH, typicky začínající freelancer, se nákupem reklamy od zahraniční firmy stává takzvanou identifikovanou osobou. Musí se k tomu u finančního úřadu registrovat a z přijatých služeb DPH přiznat a zaplatit, aniž by si ji mohl odečíst. Na tuto povinnost se zapomíná nejčastěji a za pozdní registraci i pozdní přiznání hrozí sankce.
Pozor také na to, že reklamní platformy často strhávají platby kartou průběžně a fakturu vystaví souhrnně za měsíc. Do účetnictví patří faktura, ne jen výpis z karty, a je dobré si ji stahovat pravidelně, ne až na konci roku.
Přefakturace reklamy klientovi
Řada agentur nakupuje reklamní prostor svým jménem a následně ho přefakturuje klientovi, často s přirážkou nebo spolu s odměnou za správu kampaně. Účetně jde o běžný nákup a prodej služby, takže přefakturovaná částka je výnosem agentury a podléhá dani i DPH podle běžných pravidel. Vyplatí se mít ve smlouvě s klientem jasně popsáno, zda se reklamní rozpočet přefakturovává, nebo zda klient platí platformě přímo ze svého účtu. Druhá varianta agentuře ulehčí účetnictví i cash flow, protože nemusí za klienta předfinancovat reklamu.
Zálohy od klientů a rozpracované zakázky
Kampaně, nové weby nebo rebrandingy se často platí předem nebo po částech. Přijatá záloha ještě není výnos, dokud není služba poskytnuta, a v účetnictví se tak i eviduje. Pro plátce DPH je důležité, že přijetím zálohy obvykle vzniká povinnost přiznat daň a vystavit daňový doklad k přijaté platbě. Při finálním vyúčtování se pak záloha odečte.
Prakticky se osvědčuje:
- vystavovat na zálohu nejdřív zálohovou výzvu (proformu) a daňový doklad až po přijetí peněz,
- u každé zakázky mít přehled, kolik bylo zaplaceno předem a kolik zbývá vyúčtovat,
- u dlouhých projektů přes konec roku řešit s účetní, jak správně zachytit výnosy do období, se kterým souvisí.
Agenturám i freelancerům velmi pomáhá fakturační systém, který zálohy a vyúčtování propojí automaticky a spáruje příchozí platby z banky. Pokud chcete mít doklady i přehled o zakázkách na jednom místě a nechcete nosit šanony, je praktické vedení účetnictví online, kde účetní pracuje se stejnými daty, která vidíte vy.
Subdodavatelé: grafici, copywriteři, vývojáři
Marketing stojí na spolupráci. Agentura si najímá externisty, freelancer si zase přizve kolegu na část zakázky. Z účetního pohledu je dobré hlídat tři věci.
1. Smlouva a jasné zadání
U pravidelné spolupráce se vyplatí uzavřít rámcovou smlouvu, ve které je popsán rozsah práce, odměna, termíny i převod autorských práv nebo licence. Pro marketingový obor je licence k vytvořeným dílům zásadní, protože logo, texty nebo fotografie pak agentura předává klientovi dál.
2. Faktura se všemi náležitostmi
Náklad lze daňově uplatnit, pokud je doložen správným dokladem. Faktura od subdodavatele by měla obsahovat identifikaci obou stran, popis plnění a datum. U plátců DPH je třeba hlídat, zda je dodavatel také plátcem, a ověřit, že platíte na účet zveřejněný v registru plátců. Úhrada na nezveřejněný účet může v určitých případech znamenat ručení za nezaplacenou daň dodavatele.
3. Zahraniční externisté
Pokud agentura spolupracuje s grafikem ze Slovenska nebo programátorem z Německa, jde opět o službu z jiného státu EU a uplatní se stejný princip přenesení daňové povinnosti jako u reklamy. U spolupracovníků mimo EU bývají pravidla podobná, ale detaily je vhodné konzultovat.
Freelancer, nebo s.r.o.?
Mnoho lidí začíná v marketingu jako OSVČ a později zakládá společnost. Freelancer může využít paušální výdaje nebo paušální daň, což výrazně zjednodušuje administrativu. Jakmile ale přibydou velké nákupy reklamy, subdodavatelé a zaměstnanci, začne dávat smysl evidovat skutečné náklady a uvažovat o s.r.o. Hranice není daná jedním číslem, záleží na marži, výši nákladů i plánech do budoucna.
Samostatnou kapitolou je DPH. Povinná registrace přichází po překročení obratu 2 000 000 Kč za kalendářní rok, při překročení 2 536 500 Kč se plátcem stáváte okamžitě. U agentur, které přefakturovávají reklamní rozpočty, se obrat může vyšplhat rychleji, než by odpovídalo samotné marži. To je dobré sledovat průběžně, nejlépe měsíc po měsíci.
Na co nezapomenout: krátký kontrolní seznam
- Stahovat faktury z reklamních platforem každý měsíc.
- Neplátce kupující zahraniční služby: ověřit registraci identifikované osoby.
- Plátce: správně uvádět reverse charge v přiznání, kontrolním hlášení a souhrnném hlášení.
- Zálohy evidovat zvlášť a nezaměňovat je s výnosem.
- Se subdodavateli mít smlouvy včetně licencí k dílům.
- Hlídat obrat kvůli povinné registraci k DPH.
- Oddělit soukromé a firemní platby, zejména u karet používaných na reklamu.
Kdy se vyplatí účetní, která obor zná
Marketingové firmy často pracují s klienty po celé republice a neřeší, kde sídlí jejich účetní. Podobně to může být i s účetnictvím: doklady se nahrávají elektronicky, faktury se vystavují v online systému a komunikace probíhá e-mailem nebo telefonem. Na tom staví i služba Ucetio.cz, kterou vede účetní Veronika Zázrivcová s více než dvacetiletou praxí. Osobně se schází s klienty v Karlovarském kraji, ostatním podnikatelům z celé republiky pomáhá online. Přehled toho, co nabízí kreativním a marketingovým firmám, najdete na stránce účetní pro agentury.
Ať už si účetnictví vedete sami, nebo ho svěříte odborníkovi, platí jedno: čím dřív si nastavíte pravidla pro zálohy, reklamu a subdodavatele, tím méně stresu vás čeká při uzávěrce. Marketing má být o nápadech, ne o dohledávání faktur na poslední chvíli.
